Verwaltung aller Personaldaten in der digitalen Personalakte.
Digitale Personalakte
In der digitalen Personalakte finden Sie alle Daten eines Mitarbeitenden auf einen Blick und haben eine spürbare Zeitersparnis bei Ihren HR-Prozessen.
Die digitale Personalakte von rexx systems ermöglicht Ihnen eine hocheffiziente Personalverwaltung – sicher und datenschutzkonform.
Alle relevanten Daten Ihrer Mitarbeitenden werden übersichtlich in einem zentralen Dashboard angezeigt, und das standortübergreifend und international:
- Kontakt- und Vertragsdaten
- Gehaltsdaten und -entwicklung
- Schriftverkehr, E-Mails und gescannte Dokumente
- Aus- und Fortbildungsinformationen
- Skills, Entwicklung und Organisationszugehörigkeit
- Ausstattung, Kostenstellen, Spesenabrechnungen
- Mutterschutz, Eltern- und Fehlzeiten, sowie Urlaubsdaten und Stundensaldo
- Sowie weitere wichtige Informationen
Steigen Sie um auf die digitale Personalakte
Schicken Sie Ihre analoge Personalakte in den Ruhestand und steigern Sie die Effizienz, Geschwindigkeit und Transparenz Ihrer täglichen HR-Arbeit.
Die digitale Personalakte ist die Zukunft der Personalverwaltung. Sie bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Personalakte, wie zum Beispiel:
Zeitersparnis: Mit einer digitalen Personalakte können Sie schnell und einfach auf alle wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern zugreifen. Sie müssen nicht mehr nach Papierakten suchen oder diese von einem Ort zum anderen transportieren.
Effizienz: Eine digitale Personalakte macht Ihr Personalmanagement effizienter. Sie können Abläufe automatisieren und manuelle Prozesse vereinfachen. Dadurch haben Sie mehr Zeit für andere Aufgaben.
Sicherheit: Eine digitale Personalakte ist sicher. Ihre Mitarbeiterdaten sind vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können Ihre Daten revisionssicher archivieren und jederzeit wiederherstellen.
Verbesserte Compliance: Mit einer digitalen Personalakte können Sie sicherstellen, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben zur Personalverwaltung einhalten. Dazu zählt u. a. auch die Einhaltung von Fristen.
Verbesserte Entscheidungsfindung: Mit einer digitalen Personalakte können Sie schneller und bessere Entscheidungen über Ihre Mitarbeiter treffen. Sie haben alle wichtigen Informationen zur Verfügung und können diese schnell und einfach analysieren.
Wenn Sie mehr über die Vorteile einer digitalen Personalakte erfahren möchten, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der Einführung einer digitalen Personalakte in Ihrem Unternehmen.
Digitale Personalakte Software
Eine komfortable Übersicht und zahlreiche Funktionen in der digitalen Personalakte, dem Herzstück unserer HR Software, erleichtern die digitale Mitarbeiterverwaltung.
Dazu gehören das schnelle Auffinden von Dokumenten und Ereignissen über die search & list engine oder die automatische Erinnerung an Aufgaben durch die workflow engine (Ende der Probezeit, Ablauf der Vertragsbefristung oder Elternzeit).
Digitale Personalakte mit Data Warehouse
Das integrierte Data Warehouse bietet dabei frei konfigurierbare und aussagefähige Auswertungen per Mausklick wie die Krankenstatistik, Wochenstunden oder die Anzahl der Neueintritte, die sich als PDF-Dokument bequem exportieren lassen. Schnittstellen zu Fremdsystemen werden von der rexx Human Resources API bedient. Integrieren Sie auf diese Weise ganz einfach beliebige Daten in die digitale Personalakte Ihrer Mitarbeitenden.
Personalakten digitalisieren
Über das Formschreibenmodul erzeugen Sie Personaldokumente direkt im digitalen Format und legen sie in der digitalen Personalakte ab, z. B. Arbeitszeugnisse.
Da sich Papier dennoch niemals vollständig vermeiden lässt, unterstützt Sie der Scanmanager bei der effizienten Verarbeitung.
Dokumente werden im Serienverfahren digitalisiert und komfortabel den digitalen Akten der jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet.
Die Scans werden bei der Aktenaufnahme indiziert und mit intelligenten Suchmerkmalen versehen. So finden Sie über die search & list engine jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder.
Des Weiteren lassen sich entsprechende Dokumente, wie z. B. Arbeitszeugnisse bequem aus der Software digital signieren und in der elektronischen Personalakte ablegen.
Digitale Personalakte
Zeiterfassung
Ausbildungsmanagement
HR Data Warehouse
Workflow Software
Stellenplan
Compensation & Benefits
Zeugnisbausteine
Aufgabenmanagement
Whistleblowing Software
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist ein modernes Instrument zur Verwaltung
von Mitarbeiterdaten. Sie enthält verschiedene Arten von Daten, die für die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen relevant sind. Dazu können gehören:
- Personalstammdaten wie Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Sozialversicherungsnummer
- Beschäftigungsinformationen wie Einstellungsdatum, Position, Abteilung, Arbeitsvertrag, Gehaltsinformationen, Arbeitszeitmodelle und andere relevante Angaben zur Beschäftigung
- Sie kann auch Informationen zu Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Feedback und Entwicklungsgesprächen, Qualifikationen und Weiterbildung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Versetzungen und Beförderungen enthalten
- Sowie weitere wichtige Informationen
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile:
- Sie steigert die Effizienz
- Spart Platz und Kosten
- Ermöglicht schnellen Zugriff von überall
- Erhöht die Datensicherheit
- Gewährleistet bessere Datenintegrität und automatisiert Routineaufgaben
Mit ihr können Mitarbeiterdaten einfach verwaltet, gefunden und aktualisiert werden, während papierbasierte Prozesse minimiert werden.
Eine digitale Personalakte ist ein zeitgemäßes Instrument, das den Anforderungen einer digitalen Arbeitswelt gerecht wird. Durch die Digitalisierung von Personalunterlagen wird der administrative Aufwand erheblich reduziert, was Unternehmen dabei unterstützt, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Gleichzeitig bietet die digitale Personalakte eine höhere Flexibilität und Mobilität, da relevante Informationen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sind.
Dank der digitalen Personalakte können HR-Abteilungen schneller auf Anfragen reagieren und Personalprozesse effizienter gestalten. Die Integration von Sicherheitssystemen sorgt dafür, dass sensible Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und Compliance-Richtlinien problemlos eingehalten werden können. Zudem ermöglicht die digitale Personalakte eine bessere Nachverfolgbarkeit und Historisierung von Mitarbeiterdaten, was die Transparenz und Verlässlichkeit von Personalinformationen erhöht.
Mit einer digitalen Personalakte setzen Unternehmen auf eine moderne Lösung, die nicht nur den Arbeitsalltag vereinfacht, sondern auch zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen beiträgt. Durch die Reduktion von Papierverbrauch und physischen Speicherplätzen leisten Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Investieren Sie in eine digitale Personalakte und profitieren Sie von den vielfältigen Vorteilen, die diese innovative Technologie bietet.
Welche Daten enthält die digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte enthält verschiedene Arten von Daten, die für die Verwaltung von Mitarbeitendeninformationen relevant sind. Dazu können gehören:
- Personalstammdaten: Hierzu zählen Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Sozialversicherungsnummer und weitere identifizierende Informationen.
- Beschäftigungsinformationen: Dazu gehören Daten wie Einstellungsdatum, Position, Abteilung, Arbeitsvertrag, Gehaltsinformationen, Arbeitszeitmodelle und andere relevante Angaben zur Beschäftigung.
- Leistungsbeurteilungen: Informationen zu Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Feedback und Mitarbeitergesprächen können in der digitalen Personalakte festgehalten werden.
- Qualifikationen und Weiterbildung: Informationen zu Ausbildungen, Abschlüssen, Zertifizierungen, Schulungen und sonstigen berufsrelevanten Qualifikationen können in der digitalen Personalakte erfasst werden.
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Die digitale Personalakte kann Informationen zu Urlaubstagen, Krankheitszeiten, Sonderurlauben und anderen Arten von Abwesenheiten enthalten.
- Versetzungen und Beförderungen: Daten zu Versetzungen innerhalb des Unternehmens, Beförderungen und Änderungen der Zuständigkeiten können in der digitalen Personalakte dokumentiert werden.
Mit ihr können Mitarbeiterdaten einfach verwaltet, gefunden und aktualisiert werden, während papierbasierte Prozesse minimiert werden.
Eine digitale Personalakte ist ein zeitgemäßes Instrument, das den Anforderungen einer digitalen Arbeitswelt gerecht wird.
Welche Daten gehören nicht in die digitale Personalakte?
In der Regel sollten sensible oder rechtlich geschützte Daten nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden. Dazu gehören u. a.:
- Gesundheitsdaten: Informationen über medizinische Diagnosen, Krankheitsgeschichte, genetische Informationen oder andere vertrauliche Gesundheitsdaten sollten in der Regel separat und unter Einhaltung spezieller Datenschutzbestimmungen (z.B. der EU-Datenschutz-Grundverordnung) gespeichert werden.
- Religiöse oder politische Überzeugungen: Daten zu religiösen oder politischen Überzeugungen sind persönliche Informationen, die in der digitalen Personalakte normalerweise nicht erfasst werden sollten, um Diskriminierung oder Verletzungen der Privatsphäre zu vermeiden.
- Strafregisterdaten: Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder laufende Strafverfahren sollten üblicherweise nicht in der digitalen Personalakte gespeichert werden, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten erforderlich.
Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Richtlinien und Vorschriften zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten je nach Land und Rechtsordnung unterschiedlich sein können.
Unternehmen sollten sich daher mit den geltenden Datenschutzbestimmungen vertraut machen und sicherstellen, dass sie diese einhalten.
