Betriebsurlaub

In vielen Unternehmen gibt es zu bestimmten Zeiten betriebsbedingten Urlaub. Bei Arbeitnehmenden sorgen Betriebsferien häufig für Verunsicherung und es ergeben sich viele Fragen bezüglich der Auswirkungen auf den Jahresurlaub, die Bezahlung und die allgemeinen Regelungen. Arbeitgeber müssen bei der Anordnung von Betriebsurlaub dagegen einige Vorschriften beachten. Darauf kommt es an.

Definition: Was bedeutet Betriebsurlaub?

Betriebs- oder Werksferien sind vom Arbeitgeber angeordneter Urlaub. Das heißt, ein Unternehmen bzw. ein Werk oder Teile eines Betriebs bleiben für einen bestimmten Zeitraum geschlossen und alle Angestellten müssen vorübergehend Urlaub nehmen. Der Betriebsurlaub ist in § 7 Absatz 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Demnach dürfen Arbeitgeber Betriebsurlaub nur aus „dringenden betrieblichen Gründen“ anordnen. Üblich ist die vorübergehende Schließung eines Betriebs in Branchen, in denen etwa die Umsätze saisonal stark schwanken, wie etwa in der Gastronomie oder im Hotelgewerbe. Auch Arbeitgeber, die ihre Tätigkeit allein ausüben, etwa Ärzte oder Anwälte, ordnen häufig Betriebsurlaub an.

Welche Gründe gibt es für Betriebsferien?

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, dringende betriebliche Gründe dafür nachzuweisen, dass sie Betriebsurlaub anordnen. Darunter sind in der Regel solche Umstände gemeint, die es unmöglich machen, die tägliche Arbeit wie gewohnt fortzuführen. Zu den möglichen Gründen zählen zum Beispiel:

• sinkende Auftragszahlen, die für einen bestimmten Zeitraum absehbar sind oder immer wiederkehren, z.B. im Sommer oder zwischen Weihnachten und Neujahr
• wichtige Zulieferer befinden sich selbst im Urlaub bzw. in einer Betriebspause
• Umbauarbeiten in den Geschäftsräumen oder im Betrieb, die eine Weiterführung der täglichen Arbeit unmöglich machen
• Kundenrückgang aufgrund von Schulferien oder der Corona-Pandemie
• Abwesenheit des Vorgesetzten, dessen Anwesenheit für die Ausübung der Arbeit zwingend erforderlich ist, z.B. in einer Arztpraxis mit einem einzigen praktizierenden Arzt

Ein kurzfristiger Auftragsmangel, betriebliche Störungen oder temporäre Produktionsausfälle zählen hingegen zum Unternehmensrisiko und sind kein Grund, der die Anordnung von Betriebsferien rechtfertigt. Es gibt allerdings die Möglichkeit, dass Arbeitgeber allein kraft ihres Direktionsrechts Mitarbeitende in den Betriebsurlaub schicken, auch wenn keine dringenden betriebsbedingten Gründe vorliegen. Dieser Fall ist unter Juristen allerdings recht umstritten und nur dann zulässig, wenn es im jeweiligen Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung eine entsprechende Regelung gibt. Arbeitnehmende haben das Recht, eine solche Anordnung von Betriebsurlaub, die nicht begründet wird, durch einen Anwalt überprüfen zu lassen.

Wie funktioniert Betriebsurlaub?

Häufig müssen Arbeitnehmende ihren Urlaub zu Beginn des Jahres planen. Deswegen ist es entscheidend, dass sie darüber informiert sind, wann Betriebsferien sind. Das heißt, der Arbeitgeber ist dazu angehalten, den Betriebsurlaub rechtzeitig und möglichst langfristig anzukündigen. Es gibt jedoch keine gesetzliche Regelung, die eine Ankündigungsfrist festlegt. Allerdings sollte diese zumutbar sind und Juristen zufolge mindestens sechs Monate betragen. Zudem ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, wie viel Betriebsurlaub Arbeitgeber im Jahr vorschreiben dürfen. Hierzu gibt es zahlreiche Gerichtsurteile, die in Hinblick auf die Höchstdauer der Betriebsferien unterschiedlich ausfallen.

Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zufolge dürfen allerdings nicht alle Urlaubstage der Mitarbeitenden für den Betriebsurlaub verwendet werden. So hat unter anderem ein Urteil des BAG von 1981 festgelegt, dass 60 Prozent des Gesamturlaubs für Betriebsferien genutzt werden dürfen (BAG, 1 ABR 79/79). Die restlichen 40 Prozent Jahresurlaub sollen dem Arbeitnehmenden zur individuellen Planung zur Verfügung stehen (3/5-Regelung). Allerdings seien gemäß BAG auch andere Aufteilungen möglich, wie zum Beispiel die Festsetzung des Betriebsurlaubs auf eine Höchstdauer von zwei Wochen.

Entscheidend ist hierbei, dass dem Arbeitnehmenden sowohl für die individuelle Gestaltung seines Jahresurlaubs als auch den angekündigten Betriebsurlaub genügend Urlaubstage zur Verfügung stehen. Hat der Mitarbeitende nicht genügend Urlaubsanspruch erworben, weil etwa der Betriebsurlaub in die erste Hälfte des Kalenderjahres fällt, gibt es zwei Möglichkeiten.

1. Der Arbeitgeber gewährt die Urlaubstage im Voraus, quasi als Vorschuss.
2. Er beschäftigt die Mitarbeitenden während des Betriebsurlaubs.

Kündigt der Arbeitgeber die Betriebsferien jedoch zu spät an und die Arbeitnehmenden haben ihren Jahresurlaub bereits verbraucht, muss er die Konsequenzen tragen. Folgende Optionen gibt es:

1. Er lässt die Mitarbeitenden während der Betriebsferien zur Arbeit erscheinen.
2. Er ordnet trotzdem Urlaub an und bezahlt diesen. Dafür darf er jedoch nicht die Urlaubstage aus dem folgenden Jahr nutzen und auch nicht den bereits bewilligten Urlaub zurückziehen, um ihn für den Zwangsurlaub zu verwenden.

Wird der Betriebsurlaub von den Urlaubstagen abgezogen?

Jedem Mitarbeitenden steht jedes Jahr eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen zur Verfügung, die er zur Erholung oder beispielsweise für die Ferienzeit der Kinder individuell verplanen kann. Die Betriebsferien gelten als normaler Jahresurlaub mit regulärer Lohnfortzahlung und werden vom Gesamturlaub abgezogen. Das heißt, Arbeitnehmenden muss für den Betriebsurlaub eine entsprechende Anzahl an Urlaubstagen zur Verfügung stehen. Für den Arbeitgeber bedeutet das umgekehrt, dass er die Urlaubswünsche seiner Angestellten zu berücksichtigen hat und diese über einen Teil ihres Jahresurlaubs frei verfügen dürfen.

Da der Betriebsurlaub als regulärer Erholungsurlaub zählt, werden die Urlaubstage im Krankheitsfall entsprechend § 9 BurlG nicht als Urlaub behandelt und können zurückerstattet werden. Voraussetzung dafür ist, dass sich Arbeitnehmende ordnungsgemäß krankmelden und gemäß § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) spätestens am dritten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber einreichen.

Arbeitnehmende, die während der Betriebsferien ihre Kündigung einreichen, können das Kündigungsschreiben auch in dieser Zeit in den Firmenbriefkasten einwerfen, da Unternehmen auch an Urlaubstagen die Post entgegennehmen müssen. Es ist lediglich darauf zu achten, dass die Kündigungsfrist eingehalten wird.

Checkliste: Was müssen Arbeitgeber bei der Anordnung von Betriebsurlaub beachten?

• Ankündigungsfrist: Die Anordnung erfolgt im besten Fall sechs bis zwölf Monate vor dem anstehenden Betriebsurlaub.
• Betriebsrat darf mitbestimmen: Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, muss laut § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) die Anordnung von Betriebsurlaub im Vorhinein mit ihm abgesprochen werden.
• Bereits genehmigten Urlaub nicht streichen: Ordnet der Arbeitgeber kurzfristig Betriebsferien an und stehen dem Arbeitnehmenden dafür nicht mehr ausreichend Urlaubstage zur Verfügung, darf er schon genehmigten Urlaub nicht wieder zurücknehmen.
• Höchstdauer: Für die Betriebsferien darf nur einen Teil des Gesamturlaubs der Arbeitnehmenden aufgebraucht werden (3/5-Formel).
• Alternativen ausschöpfen: Bevor ein Arbeitgeber beispielsweise in Krisenzeiten seine Mitarbeitenden in Betriebsurlaub schickt, hat er zunächst weniger schwerwiegende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählt insbesondere der Abbau von Überstunden, die Einschränkung der Schichtarbeit, die Reduzierung der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit oder der Einsatz von Kurzarbeit.