Desk Sharing

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihren Angestellten keine festen Arbeitsplätze anzubieten. Stattdessen stellen sie eine ausreichende Anzahl an Schreibtischen samt Arbeitsgeräten zur Verfügung und ermöglichen somit eine freie Platzwahl.

Definition von Desk Sharing

Bei Desk Sharing handelt es sich um ein Konzept, das vor allem durch die Tech-Konzerne des Silicon Valley wie Google und Facebook bekannt geworden ist. Das Hauptmerkmal von Desk Sharing besteht darin, den Angestellten ihren Arbeitsplatz im Büro frei wählen zu lassen. Die Unternehmen versprechen sich davon nicht nur mehr Flexibilität, sondern auch eine Reduktion der Kosten, die durch die optimale Nutzung der vorhandenen Arbeitsplätze entsteht. Der personalisierte Arbeitsplatz, wie viele ihn gewohnt sind, fällt damit weg. In der Regel ist es auch so, dass es mehr Mitarbeiter als zur Verfügung gestellte Arbeitsplätze gibt. Das erfordert Absprachen, genaue Koordination und eine gegenseitige Rücksichtnahme. Auch eignet sich die Verwendung einer passenden Software zur Bewältigung.

Umsetzung von Desk Sharing

Wenn ein Unternehmen zu dem Entschluss gelangt, Desk Sharing ließe sich dort gut umsetzen, dann sollte die Einführung gut geplant sein. Im ersten Schritt geht es darum, eine Sharing Quote festzulegen. Wenn 80 Arbeitsplätze für 100 Arbeitnehmer vorgehalten sind, dann entspricht das einer Sharing Quote von 80 Prozent. Die Sharing Quote sollte für alle Mitarbeiter gut nachvollziehbar sein. Wenn die Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände nicht mehr dauerhaft auf dem Schreibtisch platzieren können, dann benötigen sie einen Stauraum, etwa Rollcontainer oder Spinde. In diesem Zusammenhang spielt auch das Thema Datenschutz eine Rolle.

Wenn die Angestellten schon in Kauf nehmen, immer wieder neue Arbeitsplätze zu nutzen, dann sollte der Arbeitgeber dafür sorgen, dass diese optimal ausgestattet sind, etwa mit Dockingstationen und persönlichen Headsets. Auch höhenverstellbare Tische, Stühle und Monitore sind aus ergonomischer Sicht ein Muss. Der Arbeitgeber sollte klarstellen, wie der Arbeitsplatz zu hinterlassen ist. Die rechtlichen Anforderungen im Hinblick auf Verträge, Arbeitsstättenverordnung und Hygiene sind bereits im Vorfeld zu klären.

Es erscheint sinnvoll, das Konzept einige Zeit nach der Einführung zu überprüfen und eventuell Anpassungen vorzunehmen. Ganz nach dem Motto „einer machts vor, die anderen ziehen nach“, sollte der Arbeitgeber am besten mit gutem Beispiel vorangehen.

Vorteile von Desk Sharing

Ein Vorteil für Unternehmen besteht darin, dass sich mit Desk Sharing Arbeitsplätze einsparen lassen. Denn bei festen Arbeitsplätzen bleibt immer ein bestimmter Anteil unbesetzt, weil sich einige Mitarbeiter im Außendienst, auf Terminen, im Homeoffice oder im Urlaub befinden oder krank sind. Durchschnittliche Anwesenheitszeiten von 70 Prozent sind im deutschsprachigen Raum keine Seltenheit. Leerstehende Bereiche lassen sich durch Desk Sharing vermindern und die dadurch gewonnenen frei werdenden Flächen für andere Zwecke nutzen. Letztendlich kann das Unternehmen womöglich Büroflächen zurückgeben und so die Kosten weiter senken. Flächeneinsparungen zwischen 10 und 20 Prozent sind durchaus möglich. Zudem besteht die Möglichkeit, die leer stehenden Räume zu vermieten.

Desk Sharing eignet sich besonders gut für agile Arbeitsweisen. Der geförderte Austausch schlägt sich idealerweise in einer gesteigerten Kreativität nieder. Wer täglich den Arbeitsplatz wechselt, kommt mit mehr Personen in Kontakt als bei festen Arbeitsplätzen. Mitarbeiter lernen Kollegen aus anderen Abteilungen und deren Arbeitsweisen kennen.

Keine Familien-Fotos, nichts zum Naschen und keine anderen Möglichkeiten der Ablenkung. Die Arbeitsplätze möglichst sauber und aufgeräumt zu halten, steigert ebenfalls die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Desk Sharing vermeidet zudem den alltäglichen Arbeitstrott. Immer gleiche Arbeitsabläufe senken die Kreativität und führen mitunter zu Langeweile.

Viele Menschen verbinden zudem eine moderne Arbeitsatmosphäre automatisch mit Desk Sharing. Das kann auch dazu beitragen, das Image eines Unternehmens aufzupolieren.

Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing ist nicht jedermanns Sache. Nicht jeder Mitarbeiter wechselt gerne täglich die Arbeitsumgebung. Und auch nicht jedem Mitarbeiter fällt es leicht, sich mit unterschiedlichen Personen im Unternehmen auszutauschen. Einzelne Mitarbeiter könnten die Motivation verlieren und dem Unternehmen mit geringerer Loyalität gegenüberstehen.

Für Arbeitnehmer steigt der Aufwand, da sie sich jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz suchen und diesen entsprechend einrichten müssen. Der Produktivität ist dieses Konzept nicht unbedingt zuträglich. Den Rechner auszupacken und zu verkabeln, den Schreibtischstuhl und den Tisch wieder passend einzurichten und hinterher alles wieder aufzuräumen, all das kostet Zeit.

Zwar fördert Desk Sharing den abteilungsübergreifenden Austausch, andererseits kann der Zusammenhalt im eigenen Team dadurch aber sinken.

Tipps zum Desk Sharing

Vor der Einführung von Desk Sharing sollte der Arbeitgeber mit allen Mitarbeitern und mit dem Betriebsrat Rücksprache halten. Letzteres sah ein Gericht bereits als zwingend erforderlich an. Ohne eine solche Rücksprache fühlen sich die Mitarbeiter womöglich übergangen und die Arbeitsmotivation lässt nach.

Die Einführung von Desk-Sharing Arbeitsplätzen muss den Anforderungen gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) genügen. Danach sind Arbeitsstätten so einzurichten, dass Gesundheitsgefährdungen für die Mitarbeiter nach Möglichkeit vermieden werden. Deshalb sollte der Arbeitgeber eine Gefährdungsbeurteilung durchführen.

Der Arbeitgeber sollte alle Arbeitsplätze identisch ausstatten. Damit jeder problemlos überall arbeiten kann, sollte jeder Arbeitsplatz über eine Dockingstation, einen Monitor und eine externe Tastatur verfügen. So kann jeder Mitarbeiter den eigenen Laptop problemlos anschließen und direkt mit der Arbeit loslegen. Wenn alle Arbeitsplätze gleich sind, muss sich niemand benachteiligt fühlen. Desk Sharing ist ein demokratisches und gerechtes Arbeitsmodell.

Damit Desk Sharing gelingen kann, sollte der Arbeitgeber den Mitarbeitern eine Möglichkeit anbieten, die privaten Gegenstände zu lagern, ohne damit andere zu behindern. Denn die Tische vor dem Feierabend wieder freizuräumen, ist eine entscheidende Grundlage beim Desk Sharing.

Die Einführung einer Clean Desk Policy ist von Seite des Unternehmens ein Muss. Was in der Küche gilt, trifft auch auf den Arbeitsplatz zu: Man sollte ihn so hinterlassen, wie man ihn morgens vorfinden will.

In Zeiten der Transformation werden schnell Entscheidungen über Desk-Sharing-Modelle getroffen. Aufgrund der erhöhten Compliance-Anforderungen und der Mitbestimmungspflichten sollten Arbeitgeber dabei die arbeitsrechtlichen Anforderungen nicht aus dem Auge verlieren.

Desk Sharing in Zeiten von Corona

Arbeitsweisen, die keine feste Zuordnung von Arbeitsplätzen vorsehen, erweisen sich in der Corona-Pandemie als problematisch. Um einer Ansteckungsgefahr durch eine geteilte Büroausstattung entgegenzuwirken, sollten Arbeitgeber möglichst während der Pandemie auf Desk Sharing verzichten und den Arbeitnehmern feste Arbeitsplätze zuweisen oder sie ins Homeoffice schicken. Wo dies nicht möglich ist, müssen die Arbeitsflächen regelmäßig mit geeigneten Mitteln desinfiziert werden. Tastaturen, Mäuse und andere technische Geräte sollten jeweils nur von einer Person genutzt werden und notfalls von einem Rechner zu einem anderen mitgenommen werden.