Offboarding

Anders als das Onboarding kommt das Offboarding in vielen Unternehmen immer noch zu kurz. Dabei bietet es wertvolles Potenzial, das Employer Branding zu stärken, Kosten zu senken und den Trennungsprozess von scheidenden Mitarbeitern respektvoll zu gestalten. Das sind die wichtigsten Tipps für ein erfolgreiches Exit-Management.

Was ist Offboarding?

Scheidet ein Mitarbeiter freiwillig aus dem Unternehmen aus oder kündigt der Arbeitgeber einem Angestellten, spielt das Offboarding eine zentrale Rolle. Hierbei handelt es sich um einen professionell organisierten und bewusst gestalteten Trennungsprozess, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen scheidet.

Der auch als Exit-Management bezeichnete Prozess findet sowohl auf einer technischen bzw. systematischen Ebene statt als auch auf einer sozio-emotionalen, da die Kündigung in der Regel auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite durch Unsicherheiten und starke Emotionen begleitet wird. Das Offboarding ist der Gegenpart vom Onboarding, also davon abzugrenzen.

Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding

Während das Offboarding am Ende eines Arbeitsverhältnisses steht und einen scheidenden Mitarbeiter bei seiner Verabschiedung begleitet, bezeichnet Onboarding die Personalbeschaffung, Einstellung, Einarbeitung sowie alle Maßnahmen zur Integration neuer Mitarbeiter zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses. Sowohl beim Onboarding als auch beim Exit-Management zählt der erste bzw. letzte Eindruck. Beide Prozesse sind zentraler Bestandteil des Personalmanagements, die unter anderem einen wesentlichen Einfluss auf das Arbeitgeberimage und die Mitarbeitermotivation haben.

Warum ist Offboarding wichtig? Ziele, Funktion und Relevanz

Ein professionell organisiertes und durchdachtes Offboarding hat das Ziel, den Trennungsprozess eines Mitarbeiters vom Unternehmen möglichst angenehm und positiv zu gestalten. Dabei spielt es nur eine unwesentliche Rolle, von wem die Kündigung ausgeht. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, den es gern behalten hätte, ist das ebenso mit Unsicherheiten verbunden wie in dem Fall, dass eine Firma einen Angestellten betriebsbedingt kündigt. Während das Unternehmen wichtiges Know-how verliert, sieht sich ein gekündigter Arbeitnehmer von Arbeitslosigkeit bedroht.

Gerade im letzteren Fall besteht erhöhtes Konfliktpotenzial, das Arbeitgeber mit einem professionellen Offboarding in Form einer Outplacement-Beratung abfangen können, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Scheidet ein Mitarbeiter freiwillig aus dem Unternehmen, signalisiert ein guter Offboarding-Prozess, dass seine Person und Arbeit wertgeschätzt wird. So steigt gegebenenfalls nicht nur seine Bereitschaft, den Wissenstransfer und die Übergabe zum Ende seines Beschäftigungsverhältnisses sauber zu gewährleisten, sondern bedeutet auch, dass jederzeit eine Rückkehr in das Unternehmen möglich ist.

Ein durchdachtes Exit-Management signalisiert aber nicht nur soziale Verantwortung des Unternehmens seinen Mitarbeitern gegenüber, sondern ist zugleich ein relevanter Faktor, um einen Imageverlust zu vermeiden. Ehemalige Mitarbeiter fungieren als Botschafter des Unternehmens und tragen wesentlich dazu bei, das Employer Branding zu stärken.

Was ist beim Offboarding-Prozess zu beachten? Eine Checkliste

Das Offboarding, das in der Hand von HR-Abteilung, Führungskräften und IT-Abteilung liegt, umfasst mehrere wichtige Schritte, damit der Trennungsprozess reibungslos gelingt. In der Regel beginnt das Exit-Management mit der Kündigung und der Übergabe der Kündigungsbestätigung.

Des Weiteren sind die jeweilige Abteilung bzw. das Team sowie Kollegen und Kunden zeitnah zu informieren. Der Datenschutz und die Datensicherheit spielen beim Offboarding eine herausragende Rolle, da die Gefahr besteht, dass schlimmstenfalls personenbezogene Daten, Wissen und Geschäftsgeheimnisse verloren gehen. Beim Austritt des Arbeitnehmers sind deshalb alle Zugriffsrechte auf Software, Laufwerke und Hardware zu entziehen. Die für die Arbeit bereitgestellten Hilfsmittel, wie Smartphone, Laptop, PC sind ebenso abzugeben wie wichtige Dokumente, Schlüssel oder Security Token.

Bevor der Kollege verabschiedet wird, sind durch die Personalabteilung alle finanziellen Aspekte zu klären, wie etwa die Auszahlung des letzten Gehalts, Kostenerstattungen, Resturlaubstage oder Steuerbeläge. Auch ein vertrauensvolles Austrittsgespräch ist Teil des Offboardings. Abhängig von der Länge des Arbeitsverhältnisses ist die Verabschiedung mit ein paar freundlichen Worten während des Team-Meetings oder in Form einer kleinen Feier möglich.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

• Kündigungsbestätigung übergeben
• Dokumentation der Arbeitsbereiche und Aufgaben
• Wissenstransfer sicherstellen
• ggf. Einarbeitung des Nachfolgers durch scheidenden Kollegen
• Verabschiedung planen
• Arbeitszeugnis erstellen und übergeben
• Rückgabe von Arbeitsmitteln, Schlüsseln, Dokumenten
• finanzielle Ansprüche klären (Abfindung, Resturlaubstage etc.)
• Zugänge zu Software-Programmen, Laufwerken sperren
• Austrittsgespräch führen
• Verabschiedung, z.B. kleine Feier
• Kontakt pflegen
• Nachbesetzung planen

Tipps und Leitfaden für das Offboarding-Gespräch

Das Austrittsinterview, auch Exit-Interview genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil des Offboarding-Prozesses. Dem Arbeitgeber gibt das abschließende Gespräch die Gelegenheit, Aufschluss über die Abwanderungsgründe eines Mitarbeiters zu erhalten. Wird das Austrittsinterview jedem Mitarbeiter angeboten, der das Unternehmen verlässt, lassen sich gegebenenfalls sogar häufig genannte Ursachen identifizieren und entsprechende Maßnahmen einleiten, um die Fluktuationsrate positiv zu beeinflussen.

Um den potenziellen Mehrwert des Offboarding-Gesprächs für sich zu nutzen, sollten Arbeitgeber dieses gut vorbereiten. Hierbei handelt es sich um ein vertrauensvolles und persönliches Gespräch, bei dem auf vorgefertigte Standardfragebögen verzichtet wird. Gesprächspartner ist im besten Fall eine geschulte, neutrale Person, wie zum Beispiel ein Mitarbeiter aus der Human Resources. Ungünstig ist dagegen ein direkter Vorgesetzter, insbesondere dann, wenn das Verhältnis zwischen dem scheidenden Mitarbeiter und der Führungskraft getrübt ist.

Entscheidend ist ebenfalls der richtige Zeitpunkt: Die Wahrscheinlichkeit, dass Arbeitnehmer ehrliches Feedback geben, ist höher, wenn sie ihr Arbeitszeugnis bereits erhalten haben und sie kurz vor der Verabschiedung stehen. Arbeitgeber sollten in jedem Fall offen für Kritik sein und sachlich nach den Gründen der Wechselentscheidung fragen, ohne zu hartnäckig nachzubohren oder dem Mitarbeiter Vorwürfe zu machen.

Im Vorfeld kann es sinnvoll sein, einen Leitfaden für das Offboarding-Gespräch zu erarbeiten. So können Arbeitgeber vorab festlegen, zu welchen Punkten sie sich Feedback wünschen, wie zum Beispiel:

• Onboarding
• Unternehmenskultur
• Beziehung zu Kollegen und Vorgesetzten
• Führungsstil
• Arbeitsbedingungen
• Vergütung

Fragen zu den Kündigungsgründen können Arbeitgeber beispielsweise wie folgt formulieren:

• Was hätte sich ändern müssen, damit Sie im Unternehmen geblieben wären?
• Was hat Ihnen gefehlt, um ihre Arbeit gut zu erledigen?
• Waren Sie mit Ihrem Gehalt zufrieden
• Würden Sie das Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen?

Wichtig ist hierbei, dem Mitarbeiter im Austrittsinterview zu vermitteln, dass das Unternehmen ein echtes Interesse an seiner ehrlichen Meinung hat und sich die kritische Rückmeldung nicht negativ auswirkt. Abschließend sind ein Dank für den Einsatz und das Feedback angebracht sowie das Angebot, weiterhin in Kontakt zu bleiben.