Die Personalabteilung ist ein kostbares Gut für jedes Unternehmen. Sie kümmert sich um alle Angelegenheiten und Fragen, die das Personal betreffen und dient dabei als Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte sowie den Betriebsrat.
Die Personalabteilung setzt sich für die optimale Förderung und Einsatz der gesamten Belegschaft ein, um somit einen nachhaltigen Unternehmenserfolg zu garantieren. Oftmals wird eine Personalabteilung auch als HR-Abteilung (Human Resource) bezeichnet. Als eigenständige Organisationseinheit nimmt sie sich wichtiger Verwaltungsaufgaben an und betreut gleichzeitig jegliche Verfahren bezüglich der Gewinnung, Entwicklung und Entlassung von Personal.
Inhaltsverzeichnis
Welche Aufgaben hat eine Personalabteilung genau?
Personalentwicklung:
Eine zentrale und bedeutende Aufgabe, die der Personalabteilung zukommt, ist die Personalentwicklung. Hier geht es um das Fördern und Entwickeln von Kompetenzen eines jeden Mitarbeitenden. Je nachdem wo es Bedarf gibt, können Kompetenzen im fachlichen, methodischen, persönlichen und sozialen Bereich gefördert werden. Das lässt erkennen, dass nicht nur die Gewinnung angemessenen Fachwissens, sondern auch das Erlernen entsprechender Softskills zur Förderinitiative der Personalentwicklung gehört. Mit der sogenannten Bedarfsanalyse versucht die Personalabteilung festzustellen, ob es Entwicklungsbedarf innerhalb des Unternehmens gibt. Das Prinzip stammt aus der Arbeits- und Organisationspsychologie und funktioniert wie folgt: zunächst wird ein Vergleich gezogen, der Ist-Zustand wird mit einem vorab festgelegten Soll-Zustand verglichen. Wird eine Abweichung festgestellt, so werden für die personellen Kompetenzdefizite konkrete Entwicklungsmaßnahmen entworfen. Diese können in Form von internen Schulungen, externen Workshops und Seminaren oder E-Learning Programmen stattfinden. Im Anschluss wird eine Erfolgskontrolle durchgeführt, welche zum Ziel hat, die vollzogenen Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu prüfen.
Personalverwaltung:
Die Personalabteilung kümmert sich außerdem um die Abwicklung von administrativen Aufgaben im Unternehmen. In den Aufgabenbereich der Personalverwaltung fällt alles, was die Verträge, Lohn- und Gehaltszahlungen sowie die Einsatzplanung der Mitarbeitenden betrifft. Zudem verwaltet sie die gesamten Jahresurlaube der Belegschaft und einzelne Abwesenheitsfälle aufgrund akuter Krankschreibungen oder rechtlicher Angelegenheiten wie zum Beispiel dem Mutterschaftsurlaub. Bezüglich der Personalplanung ist es besonders wichtig, dass die Personalverwaltung eine genaue Kenntnis über die Qualifikationen aller Mitarbeitenden verfügt. Bei der Erstellung des Arbeitsplanes sollte nämlich nicht nur der Mitarbeiterbedarf durch die vorhandenen Kapazitäten kurz- und langfristig gedeckt werden, sondern auch die entsprechenden Fähigkeiten und Kompetenzen berücksichtigt werden. Es wäre etwa ungünstig, nur Servicekräfte und kein Flugzeug steuerndes Personal für einen Flug einzuplanen.
Bezüglich der Entgeltabrechnung fällt es in den Aufgabenbereich der Personalverwaltung, die betreffenden Lohnsteueranmeldungen vorzunehmen, sowie Brutto- und Nettoentgelte aller Mitarbeitenden und die der Führungsebene zu ermitteln. Der Arbeitgeber ist rechtlich dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung auszustellen, auch diese händigt die Personalverwaltung aus. Verwaltungsarbeit ist sehr zeitaufwendig und erfordert gekonnte
Koordination und Kommunikation zwischen allen hierarchischen Ebenen im Team sowie außenstehenden Behörden.
Personalbeschaffung:
In den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung fällt das Rekrutieren neuer Mitarbeiter. Dies ist eine fundamentale Aufgabe, da das Ausschöpfen der Mitarbeiterkapazitäten letztlich zur Realisierung der Unternehmensziele beiträgt. Sobald eine Stelle im Unternehmen frei wird, werden die entsprechenden Maßnahmen zur Personalgewinnung eingeleitet. Stellenbedarf bedeutet es gibt eine neue Chance für den Betrieb an kreativen und engagierten Köpfen dazu zugewinnen. Auch heute noch verwenden Unternehmen die klassischen Print-Medien für das Ausschreiben freier Stellen.
Im letzten Jahrzehnt hat sich allerdings auch das Suchen via Online-Medien bewährt. Aktive Jobsuchende haben so die Möglichkeit, sich einen schnellen und geordneten Überblick des aktuellen Job-Marktes zu verschaffen. Passive Kandidaten, die nicht aktuell auf Suche sind, aber potenziell zu der Jobbeschreibung passen würden, werden eventuell über das sogenannte Active Sourcing Verfahren angesprochen. Active Sourcing ersetzt immer mehr das ehemals beliebte Head Hunting beziehungsweise Executive Search.
Anstatt sehr viele infrage kommende Kandidaten anzufragen, wird beim Active Sourcing nur noch eine erlesene Auswahl angesprochen. Außerdem findet das Ganze nicht mehr telefonisch, sondern schriftlich und vorzugsweise über die sozialen Medien statt. Der heutige Arbeitsmarkt hat zunehmend mit einem Fachkräftemangel zu kämpfen. Maßnahmen wie das Active Sourcing werden dadurch für die Unternehmen immer bedeutsamer, um mit dem sich stetig verschärfenden Wettbewerb mithalten zu können. Sind Bewerbungen eingegangen, so kümmert sich die Personalabteilung anschließend um die Verwaltung dieser.
Die Bewerbungsunterlagen werden überprüft und gegebenenfalls an die entscheidungstragenden Führungskräfte weitergeleitet. Oft ist es auch üblich, eine Recruiting-Software zu benutzen. Diese standardisiert das Bewerbermanagement weitestgehend und vereinfacht den ganzen Prozess. Nachdem der Personalbeschaffungsprozess erfolgreich abgeschlossen wurde, kümmert sich die Personalabteilung um das Aufsetzen der Arbeitsverträge.
Welche Ziele hat eine Personalabteilung?
Die Personalabteilung ist das Herzstück eines Unternehmens. Sie kümmert sich nämlich um das wichtigste Gut: die Mitarbeitenden. Neben der Gewinnung, Förderung und Verwaltung einzigartiger Talente einer spezifischen Branche, hat sie das übergeordnete Ziel zum Unternehmenserfolg beizutragen. Um dieser Mission gerecht zu werden, hat sich die Personalabteilung weitere Unterziele gesteckt.
Verbesserung der Lebensqualität
Eines dieser Ziele ist es für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz zu sorgen. Gute Arbeitsleistung und nachhaltiger Erfolg steht und fällt mit dem Wohlbefinden und der Motivation des Teams, deshalb versucht eine HR-Abteilung anhand verschiedener Initiativen diese zu steigern. Dazu gehört das, Arbeitsumfeld so angenehm wie möglich zu gestalten, interessante Förderprogramme einzurichten und spannende Anreize beziehungsweise Incentives zu planen.
Ehrliche Kommunikation
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Zu einem kompetenten Team gehört, dass viel und effektiv kommuniziert wird und das zwischen allen Ebenen. Entstehen etwa Diskrepanzen zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitenden, so sorgt die Personalabteilung dafür, dass ein fairer Austausch stattfinden kann und jegliche Probleme
beseitigt werden. Außerdem haben alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit die Möglichkeit mit persönlichen Anliegen zur Personalabteilung zu kommen. Somit dient sie als erste Anlaufstelle bezüglich personeller Probleme und Sorgen.
Steigerung der Produktivität
Um auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten, hat die HR-Abteilung ein generelles Auge auf die Produktivität und Performance der Belegschaft. Individuelle und allgemeine Verbesserungspotenziale werden ausfindig gemacht und entsprechende Förderungs- und Entwicklungsmaßnahmen eingeleitet oder eben motivationssteigernde Pläne geschmiedet.
Vorschriften einhalten
Zu guter Letzt ist die Personalabteilung auch für das Einhalten der arbeitsrechtlichen Vorschriften zuständig. Die genaue Auseinandersetzung mit dem Arbeitsgesetz ist essenziell, um im Nachhinein allen Mitarbeitenden mit Rat und Tat zur Seite stehen zu können. Eine gute HR-Abteilung weiß um den Mutterschutz, kennt die Regelungen für die Urlaubsansprüche des Teams und ist bewandert mit den Vorschriften zur Arbeitsunfähigkeit. Die Personalabteilung sorgt dafür, dass alle Regeln und Gesetze konsequent auf Führungs– und Mitarbeiterebene eingehalten werden und schützt somit das Unternehmen vor rechtlichen Auseinandersetzungen.
