Die Anforderungen, Aufgaben und Kompetenzen, die mit einer bestimmten Stelle im Unternehmen verbunden sind, werden schriftlich in der Stellenbeschreibung festgehalten. Sie bildet die Grundlage für zahlreiche Prozesse in der Personalverwaltung, sei es im Recruiting oder der Mitarbeiterorganisation.
Definition: Was ist eine Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung oder Arbeitsplatzbeschreibung ist die Beschreibung einer Arbeitsstelle in einem Unternehmen, die Ziele sowie maßgebliche Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten eines Mitarbeiters schriftlich und personenneutral fixiert. Sie ist ein wichtiges Instrument im Personalwesen (Human Resources) sowie für die Personalplanung und nimmt eine zentrale Bedeutung sowohl in der Bewerbungsphase als auch im Arbeitsverhältnis ein. Die Stellenbeschreibung ist nicht identisch mit der Stellenanzeige oder Stellenausschreibung, ist meist jedoch Teil dieser und darüber hinaus auch Teil des Arbeitsvertrages. Sie enthält alle relevanten Informationen, die eine bestimmte Position bei einem Arbeitgeber ausmachen. Damit ist sie eine statistische Grundlage für die relevanten Daten der Mitarbeiter in einem Unternehmen, die in vielen HR-Bereichen benötigt wird, etwa zur Erstellung von Arbeitszeugnissen, im Rahmen des Recruitings oder zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Funktion und Ziele einer Arbeitsplatzbeschreibung
Eine Stellenbeschreibung erfüllt mehrere Funktionen und Ziele. Als Teil einer Stellenausschreibung gibt sie einen Einblick in eine freie Position eines Unternehmens und die damit verbundenen Aufgaben. Ziel ist es, mit einer möglichst präzise formulierten Stellenbeschreibung Bewerber zu finden, die mit ihren Kenntnissen und Fähigkeiten optimal auf die beschriebene Stelle passen. Als Teil des Arbeitsvertrages enthält die Arbeitsplatzbeschreibung wesentliche organisatorische Informationen und Details zu den Arbeitsfeldern sowie den beruflichen Pflichten, die mit der jeweiligen Position verbunden sind. Im Kontext der Unternehmensorganisation sind in der Stellenbeschreibung Aufgaben, Ziele, Kompetenzen und Strukturen einer Arbeitsstelle schriftlich festgehalten. Sie bietet Transparenz und gewährleistet eine klare Zuordnung von Zuständigkeiten, Verantwortung, Aufgaben, Erwartungen, Pflichten, Befugnissen und ist darüber hinaus ein geeignetes Mittel, um in Hinblick auf die Mitarbeiter- und Leistungsbeurteilung individuelle Ziele festzuhalten und nachzuvollziehen. Für das Personalmanagement ist die Stellenbeschreibung zudem eine Unterstützung bei der Mitarbeiterorganisation, Kapazitätsplanung und der Personalbeschaffung, insofern sie die Grundlage für das Anforderungsprofil für Bewerber bildet. Darüber hinaus ist die Stellenbeschreibung Basis für die Personaleinführung und Lohnfestlegung.
Was muss alles in der Stellenbeschreibung stehen?
Eine Stellenbeschreibung immer sach- und niemals personenbezogen und muss bestimmte inhaltliche Aspekte abdecken, um vollständig zu sein sowie Missverständnisse oder Überschneidungen zu anderen Positionen zu vermeiden. Dabei ist sie möglichst knapp, präzise und eindeutig zu formulieren, wobei die inhaltliche und formelle Gestaltung je nach Arbeitgeber durchaus variieren kann. Zu den wichtigsten Inhalten zählt neben der Stellenbezeichnung die Tätigkeits- und Aufgabenbeschreibung sowie Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Befugnisse. Des Weiteren ist die Position in die Organisationsstruktur des Unternehmens einzuordnen: Wer sind Vorgesetzte und direkte Mitarbeiter bei der Zusammenarbeit? Auch die Fähigkeiten, Qualifikationen, Kenntnisse und Eigenschaften, die für die Position erforderlich sind und vorausgesetzt werden, sind zu benennen, damit Arbeitgeber die Stelle optimal besetzen können. Folgende Punkte sollte eine Stellenbeschreibung in jedem Fall enthalten:
- Bezeichnung und Funktion der Stelle im Unternehmen
- Bezeichnung des Fachbereichs oder der Abteilung
- Vorgesetzter bzw. Stellvertreter
- Ziele der Stelle
- detaillierte Aufgaben: Kern-, Haupt-, Neben- und Führungsaufgaben
- Kompetenzen und Pflichten
- Verantwortung und Befugnisse
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen bzw. Mitarbeitern
- Anforderungen an den Mitarbeiter: Fähigkeiten, Qualifikationen, persönliche Eigenschaften
- Fort-, Weiterbildungs- und Entwicklungsperspektiven
Vorteile einer Stellenbeschreibung?
Die positiven Effekte einer Arbeitsplatzbeschreibung ergeben sich zum Teil aus den Zielen. So fördert sie in erster Linie die Transparenz in einem Unternehmen: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung sind genau festgelegt, wodurch Missverständnissen sowie Kompetenzkonflikten der Mitarbeiter untereinander vorgebeugt werden sowie Lücken bzw. Überschneidungen bei der Aufgabenzuteilung leichter zu erkennen sind. Aufgrund der präzisen Beschreibung der Stelle wird zudem nicht nur die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert, sondern ebenfalls die Regelung der Stellvertretung während des Urlaubs oder im Krankheitsfall. Nicht zuletzt profitieren auch die Mitarbeiter von der Stellenbeschreibung. Da ihnen ersichtlich ist, welche Aufgaben, Kompetenzen und Pflichten sie haben, steigt ihre Motivation und Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Das verbessert langfristig ebenfalls die Mitarbeiterbindung.
Nachteile einer Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung geht allerdings nicht nur mit Vorteilen einher. So ist sie zum Beispiel mit einem hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Nicht nur, dass bei ihrer Einführung für alle Stellen eine Beschreibung anzufertigen ist, diese gilt es ebenfalls regelmäßig zu überprüfen, überarbeiten und zu aktualisieren. Die Aktualisierung kann allerdings unter Umständen nur schwer zeitnah realisierbar sein, wenn sich die Anforderungen auf dem Markt und damit auch die Aufgaben jedes Mitarbeiters im Unternehmen immer wieder wandeln. Zudem können sie moderne Arbeitsmodelle nur unvollständig abbilden, wie etwa Projekt- und Teamarbeit oder teilautonome Arbeitsgruppen. Auch laufend angepasste Ziele im Quartal, Semester oder Jahr können nur schlecht erfasst werden. Auf Arbeitnehmerseite besteht dagegen die Gefahr, dass diese sich auf die in ihrer Stellenausschreibung formulierten Aufgaben zurückziehen und lediglich „Dienst nach Vorschrift“ leisten, statt Eigeninitiative ins Unternehmen einzubringen und über ihren Tellerrand zu schauen.
Tipps zum Erstellen einer Arbeitsplatzbeschreibung
Um Stellenbeschreibungen im Unternehmen effektiv zu nutzen, sollten sich Arbeitgeber vorab Gedanken darüber machen, wofür diese künftig und langfristig überhaupt genutzt werden. Bei der Planung ist unter anderem zu klären, wie die Stellenbeschreibung aussehen kann, wer Zugriff darauf hat und wer sie regelmäßig aktualisiert. Die möglichen Informationen und Inhalte sollten im Vorfeld ebenfalls recherchiert werden. Bei besetzten Stellen kann zum Beispiel der jeweilige Mitarbeiter Auskunft über seine Aufgaben, Kompetenzen, Pflichten, Befugnisse und Verantwortungsbereiche geben. Bei einer neuen Stelle ist der Vorgesetzte der beste Ansprechpartner, der die notwendigen Informationen weitergibt. Wenn es an die Formulierung der Stellenbeschreibung geht, ist darauf zu achten, dass diese personenneutral und möglichst kurz, prägnant und konkret verfasst ist. Allgemeine und mehrdeutige Formulierungen sind dringend zu vermeiden. Es kann zudem sinnvoll sein, einzelne Punkte in einer Auflistung darzustellen, damit die Stellenbeschreibung nicht zu umfangreich wird. Inhaltlich können Anforderungen mit kurzen Aussagen zum Unternehmensprofil verknüpft und auf die Unternehmensphilosophie verwiesen werden. So kann sich der Mitarbeiter besser mit seinen Aufgaben und dem Unternehmen identifizieren. Ist die Stellenbeschreibung fertig, sollte sie in jedem Fall vom Vorgesetzten oder der Personalabteilung auf ihre Korrektheit hin überprüft werden.
