Das papierlose Büro macht auch bei Personalakten nicht Halt, zumindest nicht bei dem Logistikriesen Hermes. Rund 4,8 Tonnen Papierdokumente in Deutschland warteten auf die datenschutzgerechte Digitalisierung und Archivierung durch LAGER 3000 und rexx systems.
Die Mitarbeitenden vom Archivierungsspezialist Lager 3000 haben bei Firmenkunden schon Menschen weinen und letzte Fotos machen sehen, wenn seine Leute angerückt sind, um Berge von Akten abzuholen, die darauf warteten, eingescannt und digitalisiert zu werden.
So einen gewaltigen Change-Prozess, sich von den gewohnten Papierordnern zu verabschieden, haben auch die HR-Angestellten von Hermes Germany GmbH durchlebt. Allerdings waren sie mehrheitlich sehr erleichtert darüber.
Seit den Ursprüngen als Hermes-Versand im Jahr 1972 haben sich bei der Otto-Tochter in Deutschland allein schon im Personalbereich riesige Papierberge angehäuft. Bei dem Hamburger Unternehmen hat man daher nach Lösungspartnern gesucht, um die Personalakten einzuscannen, fachgerecht zu archivieren und zu digitalisieren. Die Wahl fiel dabei auf die HR-Software von rexx systems und LAGER 3000.
Die rexx systems GmbH, die ebenfalls in Hamburg ansässig ist, gehört zu den beiden am schnellsten wachsenden HR-Softwareherstellern im deutschsprachigen Raum und war in dem Hermes Projekt Primärdienstleister. LAGER 3000, der Sekundärdienstleister, ist 1999 als Ausgliederung aus einem 1963 gegründeten Logistikunternehmen hervorgegangen und hat sich zu einem der führenden Anbieter von Akten- und Datenlagerung, Archivmanagement und Aktendigitalisierung entwickelt. Über 100.000 Sachbearbeiter nutzen heute die Online-Systeme von LAGER 3000.
Die Success Story im Überblick:
Kunde: Hermes Germany
Projekt: Archivierung und Digitalisierung der Personalakten
Umfang: 6.517 Personalakten digitalisiert und in PDFs mit 465 GB überführt
Herausforderungen: Beratung, mehrere Standorte, anonymisierte Lagerung, Schutzmaßnahmen
Projektzeitraum: 3-6 Monate für die Vorbereitung, 3 Monate für die Implementierung
Projektpartner: Gelungener Dreiklang Hermes und rexx systems für die Einführung der HR-Software sowie von LAGER 3000 für die Archivierung und Digitalisierung der Personalakten
Akten über Akten digitalisiert
Aber hier nun zum Projekt. Die Aufgabe war: „Wir schaffen das papierlose Büro“, auch im HR-Bereich.
Das Projekt war so groß wie die Berge von Personalakten. Es galt …
- insgesamt 6.517 Personalakten zu verarbeiten
- rund 4,8 Tonnen Papier und Umverpackungsmaterial zu transportieren
- rund 830.000 Blatt Papier vorzubereiten
- rund 495.000 Dokumente in ca. 40 unterschiedliche Dokumententypen zu bilden
- rund 263.000 Datumsangaben zu ermitteln und abzutippen
- rund 465 GB an Daten einzuscannen und ins Archivformat PDF/A mit OCR zu überführen
Vom Papier- zum Digitalarchiv
Die Mitarbeitenden von LAGER 3000 haben dazu die Personalakten ins eigene Logistiklager gebracht, dort eingescannt und in das archivierbare PDF/A-Format überführt. Damit ist es schließlich gelungen, die von der Hermes Personalverwaltung ständig benötigten Daten zu digitalisieren, um sie sofort in der HCM Software von rexx systems nutzbar zu machen.
Bevor der eigentliche Scanprozess überhaupt starten konnte, hat man bei LAGER 3000 wie bei jedem dieser Projekte einen Testdurchlauf mit einigen Musterakten durchgeführt, um zu sehen, ob der Kunde mit dem Ergebnis zufrieden ist oder noch Anpassungen erforderlich sind. Hinzu kam die kompetente Beratung hinsichtlich Konzeption, Auf- und Umbau, Zusammenlegung oder Optimierung bestehender oder neuer Papier-, Digital- und Hybridarchive in Zusammenarbeit mit den Fachberatern von rexx.
Thomas Cybulski, Prokurist von LAGER 3000 sagt dazu:
„Bei so einem Umfang ist dieser Planungsteil immer recht beratungsintensiv und verlangt er eine Vorbereitungszeit von ungefähr drei bis sechs Monaten in dem Referenzprojekt.“
Hinzu kam, dass Hermes verschiedene Standorte hat und jeder davon auf die Software umgestellt werden musste. Schulungen der Hermes-Mitarbeitenden an den unterschiedlichen Standorten waren unumgänglich. Daher dauerte die Durchführung mit jeweils bis zu 30 Beschäftigten vor Ort rund ein Quartal, während die tatsächliche Implementierung des Einlesens und Digitalisierens im Normalfall nur vier Wochen in Anspruch genommen hätte.
Gute Beratung ist das A und O
Den Papierbergen hinterhergeweint hat in der Personalabteilung von Hermes Germany wohl niemand. Alle waren froh, künftig digital auf die Personalakten zugreifen zu können und somit Zeit für wertschöpfende Aufgaben zu haben. Unter anderem konnten wir somit die Vergütungsrunde und die Zielvereinbarungsprozesse digitalisieren. Als Stolperstein bei solchen Projekten beschreibt der Prokurist von LAGER 3000 den Aktenplan. Ist dieser zu filigran, lassen sich die Dokumente oft nicht eindeutig zuzuordnen, ist er nicht filigran genug, ist es schwierig, ein Dokument gezielt wiederzufinden.
Dokumente aus älteren Akten erlauben oft auch keine automatische Erkennung und Zuordnung. Daher hält man bei LAGER 3000 erfahrene Fachkräfte aus der eigenen Klassifizierungsabteilung bereit, die die Dokumente gegebenenfalls manuell den jeweiligen Dokumententypen zuordnen. Die Beratungsleistung für den Aktenplan bei Hermes erfolgte im Wesentlichen durch Mitarbeitende von rexx systems. Das Team von LAGER 3000 hat dann den Scanprozess übernommen und zuvor Musterakten für den Aktenplan erstellt, um ihn mit HR Abteilung von Hermes im Detail abzustimmen und entsprechende Kürzungen oder Erweiterungen vorzunehmen, erklärt Cybulski.
Wie der Prokurist ausholt, hat sich sein Unternehmen lange Zeit vorwiegend auf Services rund um das Archivmanagement und die Einlagerung von Papierbeständen konzentriert.
2006 hat man bei LAGER 3000 auf Projektbasis für Banken, Konzerne und öffentliche Verwaltungen auch mit der Digitalisierung begonnen: die von Briefpost sowie die ganzer Akten so wie bei Hermes Germany die von Personalakten. Bei Hermes Germany galt es auf Projektbasis eben Tausende von Personalakten zu digitalisieren. Mit den eigenen Hochleistungsscannern ist LAGER 3000 in der Lage, 6.000 bis 6.500 Akten der unterschiedlichsten Arten pro Woche zu verarbeiten. Die Nutzung der Daten erfolgt dann in der Regel über eine Partnerlösung, so wie im Fall Hermes-Referenzprojektes über die HR-Software von rexx systems. Wie im Kasten schon erwähnt und vom Kunde gerne bestätigt, war die Success Story tatsächlich ein gelungener Dreiklang aus Hermes, rexx systems und LAGER 3000.
„Gerade für unsere dezentral aufgestellte Organisation war die Digitalisierung der Personalakten ein wichtiger Schritt, um eine effiziente Arbeitsweise in Deutschland zu ermöglichen. Im Sinne der Nachhaltigkeit ist die Verwendung der digitalen Personalakte und der Einsatz weiterer digitaler Services, die wir mit rexx für unsere Mitarbeiter anbieten, ein wichtiger Schritt gewesen.“
Herr Thorsten Bültmann – Head of HR Services bei Hermes
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