Immer häufiger beschäftigen sich Unternehmen auf im Zusammenhang mit Ihren HR Softwarelösungen mit der Frage, wie die Mitarbeiter stärker in die Prozesse eingebunden werden können. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und effiziente Workflows sind Argumente, die für digitale ESS (Employee Self Service) Portale sprechen.
>Moderne HR Portale bieten zahlreiche Möglichkeiten, die Mitarbeiter und Führungskräfte zu informieren und an Personaladministration und -entwicklung zu beteiligen. So können über rexx HR Dokumente geteilt, Nachrichten und aktuelle Informationen zu Zielvereinbarungen oder der Stellenbeschreibung verbreitet oder Einladungen zu Fortbildungen und Firmenevents verschickt werden.Diese Daten sind aber nicht nur über das Mitarbeiterportal abrufbar, sondern es werden auch zahlreiche Workflows unterstützt.
So können Mitarbeiter etwa Urlaube beantragen, in Vorbereitung auf Personalgespräche Selbsteinschätzungen bei Kompetenzen und Zielerreichungen abgeben oder sich für Seminare und Trainings anmelden.
Es gibt aber da und dort auch Vorbehalte zu dieser Entwicklung. Bei einigen besteht Skepsis, was Datensicherheit, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle betrifft. Was soll der Mitarbeiter wirklich sehen dürfen? Wo darf er etwas ändern und wo soll er in den Prozess direkt integriert werden?
Eva Selan (ES) von HRweb interviewt Sales Manager Matthias Dietrich (MD) zu diesen und weiteren Fragen aus dem Themenkreis “Self Service – Mitarbeiterzugriff auf die HR-Software”:
ES: Wann macht es Sinn, Mitarbeitern Zugang zur HR-Software zu geben? Welche Details sollen sie aktiv ändern, welche ‚nur‘ sehen können?
MD: Aus unserer Sicht macht es auf alle Fälle Sinn, den Mitarbeitern auch einen Zugriff zur HR Software zu ermöglichen. Die Mitarbeiter sind an vielen HR Prozessen ja selbst beteiligt und letztlich dreht sich bei Thema „Personalmanagement“ auch alles um sie.
Was die Mitarbeiter über das Self Service Portal sehen, ändern, beantragen usw. können sollen, ist im Detail von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Hier aber einige typische Beispiele, die bei unseren Kunden im Einsatz sind: Anträge für Urlaube, Zeitbuchungskorrekturen, Stammdatenänderungen und Fortbildungen oder Abruf von Mitarbeitergesprächsprotokollen, Gehaltszetteln, Zielvereinbarungen und Stellenbeschreibungen. Immer häufiger werden auch Self Service Funktionen für die Vorbereitung von Jahresgesprächen, die Selbsteinschätzung im Kompetenzmanagement sowie Feedbacks und Mitarbeiterumfragen verwendet.
ES: Wo liegen die Grenzen des Mitarbeiter-Zugriffs?
MD: Dort wo der Mitarbeiter „unbemerkt“ Änderungen an seinen Daten vornehmen kann. Hier sollten die zuständige Führungskraft bzw. die Personalabteilung immer informiert werden bzw. überhaupt erst den Antrag des Mitarbeiters für die Änderung genehmigen müssen.
ES: Auf welche Reaktionen stoßen Sie in HR-Abteilung und bei Mitarbeiern wenn es um den Zugriff durch die Mitarbeiter selbst geht? Wie wird es angenommen, worin liegen Vorbehalte?
MD: Wir begegnen in einigen Unternehmen noch der „Aktenschrank-Philosophie“. D.h. die Personalabteilung hat den alleinigen Zugriff auf die (digitalen) Akten und will nur selektiven Einblick erlauben. Die Mehrzahl unserer Kunden hat aber ein großes Interesse daran, auch die Mitarbeiter und Führungskräfte in die Digitalisierung der HR Prozesse über Self Service Portale einzubinden.
Manche machen das auch schrittweise und verwenden rexx HR zunächst „nur“ in der Personalabteilung und rollen es dann sukzessive für die Mitarbeiter im Unternehmen auch aus, sobald die Personaler selbst Sicherheit im Umgang mit den neuen Tools und Workflows gewonnen haben.
Letztlich sehen die HR Anwender bei allen unseren Kunden die großen Vorteile, wenn die Kommunikation mit den anderen Bereichen zu Personalmanagement-Angelegenheiten auch durch die Software (teils nach dem Pull-Prinzip) unterstützt wird und nicht immer alles (nach dem Push-Prinzip) als Excelliste oder Worddokument extra zusammengestellt und verschickt werden muss.
ES: Möchten Sie noch etwas zur technischen Seite sagen?
MD: Technisch gibt es mittlerweile eigentlich fast bei keinem Kunden oder Interessenten mehr Bedenken. Die Zugriffe für Mitarbeiter erfolgen in der Regel über einen eigenen Teil der Anwendung (Mitarbeiterportal) mit auch technisch definierten Möglichkeiten und Grenzen. Zusätzlich kann über Berechtigungsprofile genau gesteuert werden, wer was sehen, beantragen, ändern etc. darf. Alle Aktionen werden entsprechend vom System protokolliert und sind somit lückenlos nachvollziehbar. Last but not least erfolgt der Zugriff auf die Daten immer über eine verschlüsselte Verbindung und nur nach entsprechender Authentifizierung.
ES: Danke für das Gespräch.
Quelle: HRweb
