Wie Sie remote Ihren neuen Mitarbeitern den Einstieg in den Job erleichtern

Neue Mitarbeiter mit Onboarding schnell ins Team zu integrieren und produktiv zu machen, ist ein wichtiger Baustein der Personalarbeit, wird aber nicht nur durch Lockdown oder mehr und mehr Homeoffice erschwert. Wir zeigen mit sieben Tipps, wie Remote Onboarding zum Erfolg führt.

Wenn man das erste Mal einen neuen Arbeitsplatz betritt, ist Herzklopfen angesagt. Das mulmige Gefühl verflüchtigt sich schnell, wenn die freundlichen Mitarbeiter der Personalabteilung einen Willkommenskaffee anbieten und anschließend die traditionelle Führung durch die Büros veranlassen. Wer den Kollegen in die Augen sieht und ihnen die Hände schüttelt, fasst schnell Vertrauen.

Leider muss diese bewährte Tradition angesichts Covid-19 großenteils entfallen, denn viele Büros sind verwaist oder füllen sich nur langsam wieder. Aber Personalverantwortliche sollten nicht verzagen, denn Remote Onboarding kann fast genauso gut funktionieren wie das gute alte Händeschütteln. Man muss nur wissen wie und die richtigen Tools im Werkzeugkasten haben.

Ein Remote Onboarding-Programm besteht aus einer Reihe von virtuellen Aktivitäten, die es neuen Mitarbeitern ermöglichen, ihr Team und die Unternehmenskultur kennenzulernen, ohne jemanden persönlich im Büro zu treffen. Einige Aktivitäten können formeller Natur sein (Workshops, Schulungssitzungen, Videoanrufe und Übungen), während andere eher informeller Natur sein können, wie beispielsweise Gespräche mit verschiedenen Interessengruppen oder spontanes Coaching mit den Vorgesetzten.

Hier die wichtigsten Tipps, um Remote Onboarding zum Erfolg zu führen.

1. Die Einarbeitung beginnt bereits vor dem Eintritt

Schicken Sie den neu eingestellten Mitarbeitern Informationen über die Unternehmenskultur und die Projekte, mit denen sie vor ihrem Eintrittstermin bereits befassen können. Dies wird ihnen die Möglichkeit geben, die Informationen zu verarbeiten und sich am ersten Tag besser vorbereitet zu fühlen.

2. Fördern Sie die Kommunikation

Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeiter ihre benötigte IT- und sonstige Ausrüstung schnell erhalten, damit sie Zugang zum digitalen Arbeitsplatz haben (Firmen-Intranet, Messaging-Anwendungen, Videokonferenz-Software und andere Anwendungen und Tools). Wenn die Kommunikation fast ausschließlich digital stattfindet, ist es umso wichtiger, dass hier keine Reibungsverluste gibt und die neuen Kollegen sich schnell mit den Abläufen im Team vertraut machen können.

3. Geschenke und positive Botschaften senden

Eine übliche Praxis bei der Einarbeitung ist es, neue Mitarbeiter am ersten Tag im Büro zu beschenken. Wie glücklich wird Ihr neuer Mitarbeiter sein, wenn er ein mysteriöses Paket mit Bändern mit seinem glänzenden neuen Laptop erhält? Es könnte eine Kaffeetasse mit dem Firmenlogo sein, und vielleicht sogar Kopfhörer, Geschenk- oder Kinokarten. Eine freundliche Nachricht (schriftlich oder per Video) vom Team und/oder dem Vorgesetzten ist eine weitere gute Möglichkeit, jemanden willkommen zu heißen.

4. Schaffen Sie ein Gefühl der Zugehörigkeit

Neue Remote-Mitarbeiter können sich leicht isoliert fühlen und das Gefühl haben, als ob sie nicht wirklich zu einem Team gehören. Es ist sehr wichtig, regelmäßig nachzusehen und sie wissen zu lassen, an wen sie sich für Feedback oder Fragen wenden können. Es ist auch sehr wichtig, sie zur Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern zu ermutigen, um den Teamgeist zu fördern. Die Förderung virtueller Treffen, wie z.B. Online-Kaffeepausen, kann helfen, sich zu binden. Schließlich wird sich die Zuweisung eines Mentors oder eines „Buddy“-Systems definitiv positiv auf ihre Moral und auch auf ihre Leistung auswirken.

5. Erstellen Sie einen individuellen Einstiegsplan

Neu eingestellte Mitarbeiter erwarten konkrete Ziele und die Möglichkeit zur regelmäßigen Interaktion mit ihrem Vorgesetzten. Die starke Unterstützung neuer Mitarbeiter während des Einarbeitungsprozesses hilft ihnen, sich motivierter zu fühlen und produktiver zu sein. Dies erfordert eine kontinuierliche Unterstützung und einen klaren, maßgeschneiderten Plan, der detailliert aufführt, was von dem neuen Mitarbeiter in Bezug auf die Leistungsziele während eines bestimmten Zeitraums (erster Monat, erstes Quartal usw.) erwartet wird.

6. Nutzen Sie die richtigen Tools

Digitale Prozesse sind unerlässlich, damit Unternehmen in diesen unsicheren Zeiten effizient arbeiten können. Remote-Arbeit und Remote-Onboarding erfordern den Einsatz von Online-Tools, sei es für die Verwaltung der notwendigen Formulare und Dokumente, die jeder neue Mitarbeiter ausfüllen muss, oder für die tägliche Kommunikation.

7. Auf einen „echten“ Kaffee

Auch wenn ein Onboarding digital gelingen kann, ist ein Treffen in der „echten“ Welt kaum zu ersetzen. Auch wenn Sommerfeste und Teamevents im großen Stil wohl noch länger in abgespeckter Form stattfinden, spricht hoffentlich bald wieder nichts dagegen, sich auch einmal auf einen Kaffee oder ein Feierabendbier in der Nähe der Arbeitsstätte zu treffen – ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter ruhig dazu, dafür einmal eine Stunde früher Feierabend zu machen, Sie werden es Ihnen danken.

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