Der Caritasverband für den Kreis Olpe wurde 1935 gegründet und ist seit 1963 ein eingetragener Verein, der als Wohlfahrtsverband, sozialer Dienstleister und als Teil der Kirche, sozial-caritative Hilfe für Menschen in Not leistet.
Mit über 5.000 Mitgliedern und 3.000 Mitarbeitern, von denen mindestens die Hälfte ehrenamtlich arbeitet, ist die Caritas einer der größten und bekanntesten Ansprechpartner für Menschen in schwierigen Situationen.
Zukunftssicher für die Digitalisierung aufgestellt
Die Personalverwaltung in der Zentrale des Caritasverbands Olpe hatte sich zum Ziel gesetzt, das Zeitalter der Papiere und Akten hinter sich zu lassen und die Digitalisierung des Bewerbermanagements anzugehen.
Neben der Arbeitserleichterung für die Personalverwaltung stand vor allem der Wunsch eines schnellen und effizienten Prozesses zur Bearbeitung aller Bewerbungen im Vordergrund. Mit der Einführung des rexx Recruitment konnten die Anforderungen nun erfüllt werden.
“Wir arbeiten seit einem Jahr mit der rexx Software und sind glücklich, uns damals für die Einführung entschieden zu haben. Nicht nur mit dem Außenauftritt und der Auffindbarkeit unseres Bewerberportals, vor allem schätzen wir die schnelle und effiziente Kommunikation mit Kandidaten.
Über die Reminder und Workflows, die rexx uns bietet, ist alles präsent und wir haben dadurch die ToDos rund um unsere Bewerber im Blick. Für uns im Fachbereich HR ist es eine wesentliche Erleichterung im Arbeitsalltag.”
Jutta Weiland – Leitung Personalentwicklung und Personalmarketing
Als besonders zeitsparend entpuppte sich hier der CV-Parser inklusive des PDF-Converters, der eingehende Bewerbungen automatisch ins System überträgt. Dabei werden alle Anlagen in ein einfaches handliches PDF-Format konvertiert und in der Akte des Bewerbers hinterlegt.
Genauso effizient funktioniert nun auch die Auswertung von Stellenausschreibungen: Kennzahlen aller Bewerbungen werden im Data-Warehouse auf verschiedene Arten grafisch aufbereitet und ausgewertet. Mit nur einem Klick sind die Zahlen dann auch in Excel verfügbar und können später im Controlling veröffentlicht oder analysiert werden.
Eine massive Arbeitsentlastung stellt die automatischen Eingangsbestätigungen für Online-Bewerber dar. Statt wie früher selbst Mails verschicken zu müssen, sendet rexx Recruiting automatisiert individuelle Nachrichten an Bewerber und verkürzt somit langwierige Bewerbungsprozesse, die sowohl beim Bewerber, als auch bei Fach- und Führungskräften für mehr Komfort und Zufriedenheit sorgen.
Datenschutz durch Benutzerprofile
Beinahe jedes Unternehmen hat in diesem Jahr mit den Folgen der neuen DSGVO zu kämpfen. Damit Bewerberdaten nur in die richtigen Hände gelangen, arbeitet die rexx Software mit individuell einstellbaren Benutzerprofilen und damit verbundenen Rechten im System.
Diese Rollenkonfiguration bietet nahezu unendliche Möglichkeiten und damit angepasste Zugriffsrechte auf Daten. Beispiele für Benutzerprofile sind etwa Führungskräfte, Sachbearbeiter, Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung.
Spezifische Einstellungen können unter anderem die Sichtrechte auf die Bewerber- und Job Daten einschränken oder so definieren, dass Bewerbungen für den Betriebsrat erst bei entsprechender Weiterleitung freigeschaltet werden. Einstellungen zur automatischen Löschung und Reduzierung der Bewerberdaten ermöglicht eine effiziente und komfortable Verwaltung von sensiblen Daten, ganz DSGVO gerecht.
Nicht zuletzt ist auch das neu gestaltete Bewerberportal des Caritasverband Olpe ein echter Hingucker. Neben der Optik sticht vor allem die Übersichtlichkeit sowie die mobile Bedienbarkeit hervor. Mit dem neuen Bewerbermanagement von rexx systems ist der Caritasverband Olpe für die Digitalisierung zukunftssicher aufgestellt.
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