Schnell und sicher. Auch von unterwegs.
Reisekosten- und Spesenabrechnung
Befreien Sie sich von zeitfressenden Routineaufgaben und überlassen Sie das Spesenmanagement und die Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeitenden einfach der HR Software von rexx systems.
Mit der integrierbaren Lösung unseres Partners Yokoy werden alle Ausgaben wie Kilometergeld, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen oder Bewirtungen automatisch in der Reisekostenabrechnung samt Belegen aufgelistet. Spesenanträge werden so transparent und vor allem fehlerfrei. Natürlich immer gemäß der geltenden gesetzlichen Anforderungen.
Herzstück des Reisekostenmoduls ist eine KI, die anhand der durchlaufenden Prozesse fortwährend dazu lernt und sich den Erfordernissen des Unternehmens anpasst.
Reisekosten & Spesen schnell und sicher abrechnen – auch per Smartphone oder Tablet
Durch den automatisierten Ausgaben-Management-Prozess hat Ihre HR wieder mehr Zeit, sich auf Themen zu konzentrieren, die Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bringen. Ihre Mitarbeitenden erledigen ihre Reisekostenabrechnung online – auch von unterwegs.
Schnell-Überblick Reisekostenabrechnung
- Reisedatenerfassung via Mitarbeiterportal
- Upload von elektronischen Belegen
- Automatisierte Übertragung der Stamm- & Benutzerdaten über rexx HR zu Yokoy
- Transparente Übersicht der gestellten Spesenanträge und Reisekosten
- Sichere und geschützte Datenübertragung durch API
- Einfache Aktivierung der Schnittstelle
- Weiterer Baustein für Ihre HR Komplettlösung rexx Suite
Entlastung für Reisende und Buchhaltung
Eine Reisekostenabrechnung im Anschluss an eine Dienstreise zu erstellen, empfinden viele Menschen als eine lästige Aufgabe. Mit dem Zusatzmodul Reisekosten der rexx Suite gehören hohes Papieraufkommen und Nachfragen der Buchhaltung wegen unklarer Angaben der Vergangenheit an. Dienstreisen werden inkl. aller Belege online erfasst und gemäß der aktuellen rechtlichen Bestimmungen abgerechnet. So profitieren Sie und Ihr Personal gleichzeitig: Während Sie zu jeder Zeit die völlige Kostenkontrolle über die Reisekosten behalten, freuen sich Ihre Leute über die beschleunigte Abwicklung durch den elektronisch gestützten Workflow.
Ob Inlands- bzw. Auslandspauschale, Verpflegungsmehraufwand oder Änderungen bei Mehrwertsteuersätzen oder Kilometergeld: Das Modul wird automatisch immer auf dem gesetzlich neuesten Stand gehalten. Alle Anpassungen laufen automatisch im Hintergrund ab.
Vereinfachte Spesen- & Reisekostenabrechnung
Mit dem neuen Modul Reisekosten von rexx systems wird die Bearbeitung von Spesen und Reisekosten einfach und sicher abgewickelt. Durch die in die rexx Suite integrierte Lösung werden Ausgaben wie Kilometergeld, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen oder Bewirtungen in der Reisekostenabrechnung automatisch mithilfe von künstlicher Intelligenz verarbeitet.
Zeitersparnis bei der Reisekostenabrechnung – sowohl für Mitarbeitende als auch für die HR-Abteilung
Von der nahtlosen Integration des Moduls Yokoy Expense in die Software von rexx systems profitieren sowohl die Unternehmen als auch die Mitarbeitenden.
Die HR-Abteilung erhält Transparenz und den Überblick über anfallende Reisekosten und kann sich so den Aufgaben widmen, die dem Unternehmen einen echten Mehrwert bringen.
Daneben freuen sich die Mitarbeitenden aufgrund des elektronisch gestützten Workflows über die beschleunigte Verarbeitung und Rückerstattung der oft ausgelegten Kosten. Die Verfügbarkeit der Lösung als Smartphone-App macht zudem die Einreichung von Reisespesen von unterwegs möglich. Belege können sofort eingescannt und mit wenigen Klicks zur Verarbeitung eingereicht werden.
Neben der vereinfachten Einreichung der Spesen unterstützt das neue Modul auch die Prüfung der Belege. Compliance-Richtlinien und interne Regularien werden nicht nur abgebildet, sondern deren Einhaltung auch automatisch sichergestellt. Der Interpretationsspielraum interner Regelwerke wird aufgrund vordefinierter Automatismen eingeschränkt. Somit werden fehlerhafte Einträge oder mögliche Betrugsfälle automatisch erkannt. Darüber hinaus werden gesetzliche Vorgaben wie Inlands- bzw. Auslandspauschalen, Verpflegungsmehraufwand oder Änderungen bei Mehrwertsteuer oder Kilometergeld automatisch aktuell gehalten.
Häufige Fragen
Wie werden Reisekosten erstattet?
Unter Reisekosten fallen sämtliche Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen. Dazu zählen zum Beispiel die Fahrtkosten – egal ob Auto, Bahn oder Flugzeug – die Übernachtungskosten, der Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten.
Die Reisekosten trägt normalerweise der Arbeitgeber. Dieser hat auch etwas davon, denn er kann die Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Nur in speziellen Fällen kommt der Arbeitgeber nicht für die entstandenen Reisekosten auf. Das kann etwa dann der Fall sein, wenn die Entfernung von der Wohnung zur auswärtigen Arbeitsstätte geringer ist als der Weg zum Büro. Der Arbeitnehmer kann dann die entstandenen Reisekosten als Werbungskosten über die Einkommenssteuer steuerlich absetzen.
Wichtig ist in jedem Fall, sämtliche Belege wie Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel aufzubewahren und der Reisekostenabrechnung beizulegen. Hier gilt die goldene Regel: keine Belege, kein Geld.
Wie funktioniert Reisekostenabrechnung?
Für die Reisekostenabrechnung bestehen keine formalen Vorgaben. Sie erfordert aus gesetzlicher Sicht weder eine Unterschrift noch ein bestimmtes Formular oder eine bestimmte Form. Die Reisekostenabrechnung lässt sich also theoretisch handschriftlich auf einem Blatt Papier erledigen. In der Praxis empfiehlt es sich hingegen, auf einen Vordruck zurückzugreifen. Ein gegliedertes Formular erleichtert der Buchhaltung und dem Finanzamt die Prüfung der Zahlen und vermeidet unnötige Fehler oder fehlende Angaben.
Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn das Unternehmen Arbeitnehmer auf eine Dienstreise schickt. Auf dieser Dienstreise führt der Arbeitnehmer eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte aus. Zu beachten ist dabei, dass nicht jede auswärtige Arbeit automatisch als Dienstreise zählt. Für den Besuch bei einem Kunden, der zwei Straßenzüge vom normalen Arbeitsplatz entfernt sitzt, lässt sich beim besten Willen keine Erstattung von Reisekosten ableiten. Juristisch betrachtet kann bereits dann eine Dienstreise vorliegen, wenn sich das Ziel außerhalb der Stadtgrenzen befindet. Nachzulesen ist das alles im Bundesreisekostengesetz (BRKG).
Wie werden die Fahrkosten berechnet?
Bei den Kosten für Fahrten mit dem PKW haben Arbeitnehmer drei verschiedene Abrechnungswege zur Auswahl. Der einfachste Weg ist die Erstattung in Form einer Kilometerpauschale, auch Entfernungspauschale oder Pendlerpauschale genannt. Sie wurde Anfang 2021 ab dem 21. Kilometer von 30 auf 35 Cent pro Kilometer erhöht. Für Motorräder und Ähnliches lassen sich 20 Cent veranschlagen. Beifahrer haben seit 2015 keinerlei Ansprüche mehr.
Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, den tatsächlichen Aufwand oder einen Kilometersatz abzurechnen, der abhängig vom Fahrzeug ist. In beiden Fällen ist das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig, was recht aufwendig sein kann.
Was gehört zu Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand?
Wenn ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise im Hotel übernachtet, dann erstattet das Unternehmen diese Kosten.
Der Verpflegungsmehraufwand ist, was Dienstreisen betrifft, der heikelste und komplizierteste Bereich. Dabei geht es darum, Ausgaben für Essen und Getränke zu erstatten. Dabei greift eine Staffelung. Bei einer Inlandsreise mit einer Dauer zwischen acht und 24 Stunden sind 14 Euro zu veranschlagen und 28 Euro für Dienstreisen ab 24 Stunden. Der Anreise- und Abreisetag unterliegt prinzipiell einem Verpflegungsmehraufwand von 14 Euro. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer an diesen beiden Tagen bis zu acht Stunden oder länger unterwegs war. Der Verpflegungsmehraufwand für im Preis inbegriffenes Frühstück ist dabei entsprechend zu kürzen.
Was sind die Unterschiede zwischen Inlands- und Auslandsreisen?
Bei Auslandsreisen ist die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands noch eine Stufe komplizierter. Denn die abzurechnenden Pauschalen sind abhängig vom Reiseziel. Für eine Dienstreise nach China fallen für volle Tage abhängig vom genauen Ziel zwischen 30 und 74 Euro an, für Frankreich sind es zwischen 44 und 58 Euro. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht regelmäßig entsprechende Listen. Die Übernachtungspauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind an die landestypischen Kosten angepasst. So beträgt der Pauschalbetrag für Übernachtungskosten in Lettland 76 Euro, in Tokio hingegen 233 Euro.
Wie können Arbeitgeber die Reisekostenabrechnung vereinfachen?
Die Abrechnung von Reisekosten ist eine lästige, aber notwendige Aufgabe. Vor allem in Unternehmen, in denen Dienstreisen sehr häufig anfallen, sollte die Reisekostenabrechnung mit Hilfe einer entsprechenden Software für Spesen- & Reisekostenabrechnung weitgehend automatisiert ablaufen. Das verringert einerseits die Fehlerquote und vereinfacht andererseits die Reisekostenabrechnung erheblich.
Es gibt übrigens keine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen, Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Das bedeutet, Arbeitgeber müssen ihren Dienstreisenden nicht unbedingt die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen bezahlen. Arbeitnehmer können dann die entstandenen Kosten bei der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten angeben.