Zielvereinbarungen in der rexx Software

Zielvereinbarungen sind eine Führungstechnik, die darauf abzielt, den Leistungsbeitrag der individuellen Mitarbeiter zum Erreichen der Unternehmensziele zu definieren. Abgeschlossen werden Zielvereinbarungen zwischen den Führungskräften – in der Regel den direkten Vorgesetzten – und den Mitarbeitern. Bei ihrer inhaltlichen Definition spielen neben den übergreifenden Unternehmenszielen auch Teilziele von Bereichen, Abteilungen oder Projektteams eine Rolle. In die individuellen Zielvereinbarungen fließen auch die persönlichen Karriere- und Entwicklungswünsche der Mitarbeiter ein – wichtig ist, hier Übereinstimmung mit den übergeordneten Zielen (Team, Abteilung/Bereich, Gesamtorganisation) zu erreichen.

Das Konzept der Verwendung von Zielvereinbarungen als Führungsinstrument ist die Grundlage des „Management by Objectives“, dessen Konzept in den 1950er Jahren durch den US-amerikanischen Managementwissenschaftler Peter Drucker entwickelt wurde. Dabei handelt es sich um einen sogenannten transaktionalen Führungsstil, der dazu dient, die Effizienz von Unternehmen durch Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen zu optimieren, auf die sich das Management und die Mitarbeiter geeinigt haben.

„Management by Objectives“ verknüpft die Unternehmensziele mit individuellen Mitarbeiterzielen. Die Zielerreichung kann anhand messbarer Basisgrößen, aber auch auf der Grundlage „weicher“ Kriterien – etwa der Verbesserung der Kundenorientierung oder sozialer Kompetenzen – bewertet werden.

Zielvereinbarungen.

• schaffen Klarheit – Chefs und Mitarbeiter kennen die Ziele, die für einen bestimmten Planungszeitraum relevant sind.
• sorgen für Verbindlichkeit – sie beruhen auf einem Konsens zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.

• sie ermöglichen Priorisierung – alle Beteiligten wissen, welche Ziele wann und aus welchen Gründen zu erreichen sind.
• sind ein wichtiges Instrument zur Mitarbeitermotivation – Leistungsbeurteilungen erfolgen faktenbasiert und nicht auf Willkür.
• fördern das Übernehmen von Verantwortung und Eigeninitiative – die Mitarbeiter entscheiden mit, welche Ziele sie mit welchen Maßnahmen erreichen wollen. In ihrem beruflichen Alltag erhalten sie hierdurch größeren Entscheidungsspielraum, was ihre Motivation und ihre Bindung an das Unternehmen unterstützt.

Führungskräfte bieten Zielvereinbarungen eine gute Basis für Leistungsbeurteilungen sowie die Steuerung von Leistungserbringungs- und Teamprozessen. Außerdem erhalten sie die Möglichkeit, Aufgaben in „institutionalisierter“ Form zu delegieren und damit einzelne Mitarbeiter gezielt zu fördern. Oft sind die Zielvereinbarungsgespräche auch ein Anlass, bestehende Probleme und Konflikte auszuräumen.

Allerdings gibt es auch immer wieder Kritik an Zielvereinbarungen und dem Führungskonzept, auf denen sie beruhen. Kritiker meinen beispielsweise, dass das „Management by Objectives“ vor allem Leistungsdruck und Konkurrenzverhalten fördert, was die Kreativität der Mitarbeiter limitiert und einen negativen Einfluss auf das Arbeitsklima hat.

Weitere Fragen betreffen Konsequenzen im Hinblick auf nicht erreichte Ziele – sie bleiben häufig aus – oder die Vereinbarung von Zielen, deren Umsetzung objektiv nicht messbar ist. Auch standardisierte Leistungs- und Zielerreichungs-Bewertungen nach der 20-70-10-Formel von Jack Welch, die vorsieht, 20 % der Mitarbeiter zu belohnen, 70 % moderat zu fördern und die schwächsten 10 % zu feuern, verfehlen ihren Zweck. Damit Zielvereinbarungen die Produktivität des Unternehmens und seiner Mitarbeiter optimieren, müssen sie von der Zieldefinition bis zum Feedback zur Zielerreichung professionell und gleichzeitig individuell gehandhabt werden. Eine leistungsstarke Zielvereinbarung Software kann hierzu einen wesentlichen Beitrag leisten.

Zielvereinbarungen sind Bestandteil der Mitarbeitergespräche in den Unternehmen. Der klassische Anlass dafür sind die Jahreszielgespräche, die in den meisten Firmen Standard sind. Auch in Beurteilungsgesprächen oder Mitarbeitergesprächen zur individuellen Karriereplanung – beispielsweise für den langfristigen Aufbau von Talenten oder aufgrund von Veränderungen in der Organisationsstruktur des Unternehmens –  spielt die Vereinbarung von individuellen Zielen eine wesentliche Rolle.

Das Zielvereinbarungsgespräch umfasst zwei Komponenten:

1. Ist-Analyse/Feedback:
   In diesem Gesprächsteil geht es um die Analyse des Ist-Zustands, Feedback und eine Leistungsbeurteilung des Mitarbeiters. Auch Fragen der Arbeitszufriedenheit und kritische Punkte aus der Mitarbeiterperspektive.
   
   

2. Zielvereinbarung
   Anschließend werden die aktuellen Unternehmensziele und sich daraus ergebende individuelle Leistungsziele diskutiert. Auf dieser Grundlage wird eine individuelle Zielvereinbarung getroffen. Auch die individuellen Entwicklungs- und Karriereziele werden in die Zielvereinbarung aufgenommen.
   
   

Zielvereinbarungsgespräche werden in der Regel von den direkten Vorgesetzten durchgeführt. Nach dem Abschluss des vereinbarten Zeitraums für die Umsetzung der Ziele treffen sich Führungskraft und Mitarbeiter zu einem Zielerreichungsgespräch, das demselben Aufbau folgt.

Führungskräfte sollten diese Gespräche als einen aktiven Dialog gestalten und auf der Basis valider Informationen zu den Unternehmens- und Abteilungszielen sowie der bisherigen Performance ihrer Mitarbeiter führen. Wichtig ist, dass auch die Mitarbeiter in die Definition der Zielvorgaben einbezogen werden, eigene Vorschläge einbringen und auch Änderungswünsche im Hinblick auf die anvisierten Ziele äußern können. Ohne eine vertrauensvolle Atmosphäre stellt sich ein solcher Dialog nicht her – für erfolgreiche Zielerreichungs- und Feedbackgespräche spielen Offenheit und positive Kommunikation eine besonders große Rolle.

Wichtig ist, die Zielvorgaben für Ihre Mitarbeiter ebenso wie die Maßnahmen zu ihrer Realisierung so konkret wie möglich zu definieren. Führungskräften bieten hier die SMART-Kriterien Orientierung. Sie stammen ursprünglich aus dem Projektmanagement, ihre Anwendung hat sich jedoch auch für die Definition von Mitarbeiterzielen eingebürgert. Sinnvolle Ziele müssen demnach die folgenden Eigenschaften haben:

• S  =  spezifisch
• M  =  messbar
• A  =  akzeptiert
• R  =  realistisch
• T  =  terminiert
    

Prinzipiell sollten Führungskräfte und Mitarbeiter ein identisches Verständnis von den vereinbarten Zielen und den Kriterien für die Zielerreichung haben. Das Zielvereinbarungsgespräch dient nicht zuletzt dazu, hierüber Einigkeit zu erzielen – was auch bedeutet, dass Chefs und Mitarbeiter hierfür genügend Gesprächszeit zur Verfügung stehen muss. Bei der Terminierung der Gespräche ist es sinnvoll, einen Zeitpuffer einzuplanen, um die Diskussion wichtiger Punkte nicht aus zeitlichen Gründen abzubrechen.

Zudem erfordert ein gutes Zielerreichungsgespräch eine ausführliche und intensive Vorbereitung. Führungskräfte müssen hierfür die Unternehmensziele, daraus abgeleitete Teilziele inklusive der Vorgaben für die Haushaltssteuerung, aber auch die individuelle Performance ihrer Mitarbeiter kennen. Die rexx Software leistet hier optimale Hilfestellung, indem sie ermöglicht, Mitarbeiter- und Leistungsdaten in fokussierter Weise abzurufen. Hierzu gehören beispielsweise frühere Leistungsbeurteilungen, bisherige Zielvereinbarungen und der Stand der Zielerreichung, individuelle Performance-Indikatoren oder eine Übersicht über bereits absolvierte Personalentwicklungsmaßnahmen.

Erfolgreiche Zielvereinbarungen kombinieren individuelle Leistungsziele mit persönlichen Entwicklungszielen. Letztere leisten einen expliziten Beitrag zur Mitarbeitermotivation und einer nachhaltigen Mitarbeiterbindung.

Mitarbeiter können sich in Absprache mit ihren Vorgesetzten quantitative oder qualitative Leistungsziele setzen. Die Umsetzung quantitativer Ziele lässt sich relativ einfach mit Hilfe von KPIs (Key Performance Indicators) messen. Führungskräfte geben diesen Zielen oft einen besonderen Stellenwert: Zum einen vereinfachen sie die Beurteilung der Mitarbeiterleistung, zum anderen wird auch die Leistung der Manager häufig an solchen KPIs – beispielsweise an der Erfüllung von Produktions-, Verkaufs- oder Umsatzzielen – gemessen. Qualitative Leistungsziele beziehen sich zum Beispiel auf Optimierungen von Kundenkontakten oder Kundenbindung. Im Vergleich zu quantitativen Zielen ist ihre Erfüllung deutlich schwerer messbar – Vorgesetzte haben hier einen subjektiven Entscheidungsspielraum. Im Zielvereinbarungsgespräch sollten gerade hier auch konkrete Maßnahmen und die Bewertungskriterien für die Zielerreichung zur Sprache kommen. Gut ist, wenn Zielvereinbarungen eine ausgewogene Mischung qualitativer und quantitativer Ziele enthalten. Die Anzahl der Ziele sollte grundsätzlich überschaubar bleiben: Managementexperten empfehlen, sich auf die Vereinbarung von maximal fünf Zielen zu beschränken.

Die Definition persönlicher Entwicklungsziele kann mit unterschiedlichen Schwerpunkten erfolgen, außerdem werden hier persönliche Karrierewünsche der Mitarbeiter aufgegriffen:

• Qualifizierungsziele dienen der systematischen Entwicklung von Talenten, die auf eine neue Position und das Übernehmen größerer Verantwortung vorbereitet werden sollen. Maßnahmen zur Zielerreichung sind Weiterbildungsmaßnahmen oder Trainings „on the job“ – beispielsweise durch die eigenverantwortliche Durchführung größerer Projekte.

• Bindungsziele ermöglichen, Leistungsträger noch stärker als bisher an das Unternehmen zu binden. Beispiele hierfür sind Besuche von Fachkongressen oder die Unterstützung individueller Weiterbildungswünsche – etwa eines berufsbegleitenden Masterstudiums. Sie tragen damit Anerkennungs- und Gratifikationscharakter.

• Veränderungsziele werden vereinbart, um Performance-Defizite zu beheben oder Mitarbeiter für inhaltliche Veränderungen ihrer Arbeitsaufgaben fit zu machen. Die Entwicklung von Soft Skills und Führungsfähigkeit sind hier eingeschlossen. Typische Maßnahmen zur Zielerreichung sind Trainings, Seminare sowie individuelle Coachings.
   

Ebenso wie im Hinblick auf Leistungsziele gilt auch für Entwicklungsziele, dass die Zielvereinbarungen so detailliert wie möglich abgeschlossen werden sollten und Mitarbeiter die Gelegenheit bekommen, ihre individuellen Entwicklungswünsche vorzutragen.

Der Zeitraum, für die Zielvereinbarungen gelten, hängt von der Art der Ziele ab. Oft werden sie jeweils für ein Jahr getroffen, die Mitarbeiter erhalten dann erst im nächsten Jahresgespräch Feedback. In vielen Unternehmen sind jedoch auch Zielerreichungsgespräche in kürzeren Intervallen üblich, um auf Probleme und veränderte Rahmenbedingungen zeitnah zu reagieren. Falls zu den Zielvereinbarungen ein unterjähriger Projektabschluss, der Abschluss einer Personalentwicklungsmaßnahme oder das Erreichen anderer wichtiger Meilensteine zählen, ist jedoch optimal, wenn das Feedback durch den Vorgesetzten unmittelbar danach erfolgt.

rexx Zielvereinbarung unterstützt Sie bei der transparenten Festlegung von individuellen Zielen Ihrer Mitarbeitenden und der workflow-gesteuerten Leistungsbeurteilung über das gesamte Unternehmen hinweg. Das Modul der rexx Talent Management Software ermöglicht es Ihnen, differenziert Messkriterien und Meilensteine festzulegen und diese regelmäßig zu überprüfen – und damit auch die erfolgreiche Umsetzung von Unternehmensstrategien zu unterstützen.